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¿Sabía qué …….?

Cada empleado deja olvidados, un promedio de 600 folios al año en la impresora.

La impresión no tiene por qué suponer un gasto excesivo. Para reducir esta partida, lo más importante es conocer los costes de impresión actuales. Por ejemplo, muchos empleados imprimen en exceso, dejando olvidadas en la bandeja de impresión hasta 600 páginas al año.
¿Cómo gestionar este exceso de material impreso de manera eficiente? Para empezar, hay que vigilar los costes ocultos de la impresión, esto se puede hacer implementando medidas que requieran que el usuario esté junto al equipo cuando vaya a imprimir, de forma que se evite la acumulación de documentos impresos.
También es necesario tener claro en qué casos no es necesario recurrir a la impresión a color o a las configuraciones de alta calidad, aplicar permisos que limiten la cantidad de impresiones que se pueden realizar, y utilizar herramientas de gestión que permitan hacer un seguimiento de las impresiones de cada empleado.
Por ejemplo, hay equipos que incorporan la opción pull printing, una solución que permite a los usuarios recoger sus impresiones cuando y donde quieran, identificándose en el equipo de impresión elegido mediante PIN, contraseña o tarjeta. De esta forma, los documentos se liberan solo cuando su propietario está delante del equipo, para asegurar la recogida inmediata. El proceso de autentificación puede hacerse mediante la combinación de usuario y clave o, para facilitar su uso, mediante tarjetas NFC.
Otra forma de ahorrar es estableciendo, de forma predeterminada, una configuración pensada para ahorrar, que permita limitar el volumen de impresiones a color, a una sola cara y de alta resolución cuando no sean necesarias, o aplicar permisos por usuario. En este sentido, junto con la herramienta adecuada se permite al administrador crear y configurar diferentes perfiles de usuarios en los que puede determinar cuotas de impresión, restringir la impresión en color, y configurar las funciones a las que puede acceder cada uno de los usuarios registrados.
Pero una vez que se ha decidido imprimir un documento, es necesario que se haga con el máximo ahorro, minimizando el desperdicio de consumibles por cambios anticipados, optimizando la gestión de entrega de los cartuchos mediante la agrupación de los envíos y estableciendo un sistema automático de gestión de consumibles almacenados en el cliente con el fin de tener un control total de los mismos y de su uso. No se debe olvidar que a este nivel se produce un sobrecoste del 30% de los gastos de impresión. Contacte Nubeprint si desea conocer cómo ahorrarse el 30% de sus costes de impresión desde el primer día.
Como podemos ver, todas estas medidas van encaminadas de una forma u otra a disminuir el impacto medioambiental por la generación de residuos.

Fuente: IT User, Nubeprint

¿Sabía qué …….?

El dilema financiero de la impresión se produce al superar los gastos ocultos a los gastos directos en una proporción de 9 a 1.

Muchos pueden argumentar que los costos de impresión son muy fáciles de tabular. Pero los expertos de la industria de la impresión, como los proveedores de servicios de impresión administrados, saben que los costos reales van mucho más allá del equipo y los suministros.
La verdad es que, por cada $ 1 gastado en impresión de oficina, se pagan otros $ 9 para administrarlo. Este gasto es creado por la administración, la infraestructura y el soporte de TI.
El análisis demuestra que la mayoría de las empresas informan que el 40% de las llamadas y los tickets a los servicios técnicos están relacionados con la impresión cuando se evalúan a fondo.
Pero TI no es el único departamento afectado por la gestión de impresión. Los suministros de equipo, tóner, tinta y papel recaen en las áreas administrativas y de compras. Es tarea de esta última asegurarse de que estos artículos se obtengan oportunamente, así como el control de inventario. Las oficinas más grandes pueden requerir informes periódicos sobre el suministro de impresiones y los niveles de tinta. En algunos casos, esta información puede implicar la inspección de los datos almacenados del equipo de impresión.

La gestión de la impresión abarca un coste oculto tan sorprendente que, casi la mitad (40%) de las empresas no pueden realizar un seguimiento preciso de los gastos y administración de la misma. Como resultado, la mayoría de las empresas gastan mucho más de lo que deberían para proporcionar estos servicios a sus empleados. Una empresa típica gasta hasta 3% de sus ingresos anuales en servicios de impresión.

Al ver un análisis de costos de este tipo, los departamentos de finanzas podrían intentar orientar a su empresa hacia un entorno sin papel. De hecho, muchas organizaciones han trabajado para lograr una oficina completamente digital. Pero los estudios han demostrado que el papel sigue siendo una característica esencial para los empleados y la seguridad.
Los proveedores de servicios de impresión administrados (MPS) consolidan la administración, el servicio de asistencia de la impresora y el mantenimiento en un solo paquete y se puede aprovechar su conocimiento, experiencia y volúmenes de la industria para mejorar los tiempos de espera, resolver problemas y disminuir los costos de suministros. En general, los servicios MPS pueden reducir los costos generales de impresión hasta en un 30%. Los ahorros de costos de los tickets de asistencia técnica relacionados con la impresión y las llamadas por sí solas oscilan entre el 7 y el 14%.

Fuente:(PowerMPS, Nubeprint)

¿Sabía qué …….?

Existen poderosos argumentos a favor de la venta online frente a la venta tradicional.

El avance de la tecnología en los últimos años ha dado lugar al surgimiento de una experiencia de mercado con mayores aportes de valor para el cliente y mejor gestión para los vendedores. Esta nueva modalidad de hacer negocios ha causado gran competencia con el método tradicional: la compra y venta de servicios realizadas de manera presencial, frente al denominado e-commerce o comercio electrónico basado en las ventas online. A continuación, presentamos diferentes beneficios que trae la implementación de este método:

1. Ahorro en gastos de administración: Con un e-commerce se evita pagar por el alquiler de un local y contratar los servicios de terceros. Desde la tienda online el cliente tiene la asesoría necesaria si se expone detalladamente toda la información del producto o servicio. Por otro lado, no tiene costes de servicios públicos, dinero que se puede invertir en una buena plataforma para el ecommerce y en el mantenimiento de la misma.
2. Precios más ajustados al bolsillo del cliente: El anterior beneficio nos lleva a algo muy importante y es que, cuando se ahorra dinero en gastos administrativos, se puede reducir un poco el coste de los productos o servicios, lo cual es un gran incentivo para lograr que un cliente se incline más por la compra online que por el método tradicional.
3. Acceso a nuevos mercados: Decidir llevar los productos al mundo digital a través de un e-commerce permite alcanzar mercados nacionales e internacionales, debido a que las ventas online facilitan que personas de todo el mundo vean los productos y decidan realizar una compra. Es decir el target no está limitado a una sola región en concreto.
4. Menos inversión en publicidad: Tener su propio e-commerce le ayuda a disminuir el presupuesto de inversión para publicidad gracias a las nuevas tendencias del Marketing Digital, tales como el SEO, SEM, redes sociales, email marketing, entre otros.
5. Hacer un análisis del cliente: Un e-commerce permite conocer más a los clientes gracias a la implementación de plataformas que detallan su comportamiento, intereses, gustos, necesidades y hasta aquello que los apasiona.
6. Mayor comodidad para los clientes: Las ventas online permiten que las personas ahorren dinero en transporte hacia la tienda y tiempo a la hora de buscar el producto que desea. Esto facilita la decisión de realizar una compra online, ayudando a aumentar las ventas de la tienda.
7. Ventas 24/7: Internet nunca duerme, por lo tanto, las ventas no se detienen a ninguna hora, contrario a lo que ocurre cuando se tiene una tienda física, pues ésta solo funciona en un horario específico.
Nubeprint le permite además incorporar la venta de servicios de monitorización en su portal e-commerce, mejorando la experiencia de sus clientes e incrementando su fidelidad. De esta manera, cuando un cliente le compra un cartucho, la monitorización integrada en su e-commerce gestiona automáticamente las siguientes compras de cartuchos de su cliente en su portal e-commerce.
Fuente: Next_U, Nubeprint

¿Sabía qué …….?

Es recomendable no apagar la impresora aunque no se vaya a utilizar.

Cuando hablamos de tecnología, surgen dudas sobre cuál es el mejor método para un correcto mantenimiento. En el caso de las impresoras, existe la creencia de que desconectándolas se consiguen ahorros. Pero en cuanto rascamos un poco, nos encontramos con una realidad muy diferente.

Es necesario diferenciar los dos tipos de impresora más comunes: láser e inyección de tinta. También vamos a ceñirnos a las impresoras con un máximo de cinco años de antigüedad, para las que los fabricantes han optimizado el consumo energético en el conocido modo “standby”.

La limpieza y el mantenimiento regular en una impresora es algo esencial para garantizar una impresión con buena calidad.
Al encender la impresora, se activa el proceso de autochequeo en el que la impresora aprovecha para realizar un mantenimiento. Pero apagar y encender la impresora frecuentemente disminuye su vida útil ya que el auto chequeo mueve sus componentes internos generando desgaste. Durante los ciclos de mantenimiento (limpieza de cabezales, etc.), la impresora utiliza consumibles, en ocasiones hasta un 20% del contenido de los cartuchos. En comparación con su equivalente de inyección de tinta, una impresora láser tiene muchos más componentes susceptibles de desgaste: tambor, transferencia, fusor, botella de residual…

En un parque de impresoras gestionadas por un proveedor de servicios MPS, se produce a menudo la paradoja de que un intento por ahorrar costes energéticos desconectando diariamente las impresoras, genera un mayor consumo improductivo de los consumibles. Del ahorro energético se beneficia el usuario, mientras que el prestador del servicio absorbe íntegramente el exceso de gasto. Desde el punto de vista medioambiental cabría preguntarse si el ahorro energético compensa el impacto medioambiental que supone fabricar 20% más de cartuchos de los estrictamente necesarios, su logística hasta llegar al usuario, la recogida de los vacíos y su procesamiento como basura electrónica.

Ese consumo improductivo es uno de los motivos por los que un 60% de los modelos de impresoras en contratos de coste por copia reportan un rendimiento inferior al esperado, dado que el volumen de copias impresas por cartucho resulta significativamente inferior al rendimiento homologado por el fabricante.
Los propios fabricantes recomiendan no apagar la impresora aunque vayamos a estar un tiempo sin utilizarla. No obstante, sí que es bueno hacerlo de vez en cuando para que estos ciclos de auto diagnóstico sucedan (que para algo están).

Fuente: Hard Zone, Nubeprint

¿Sabía qué …….?

Los trabajadores se están adaptando al modelo de oficina híbrida

En un año han sucedido muchos cambios, y uno de ellos es el florecimiento de las plantillas remotas y de trabajo desde sus casas. Antes de 2020, al menos el 5% de los empleados a tiempo completo con trabajos de oficina trabajaban desde casa con regularidad. Esa cifra se disparó a más del 80% durante la pandemia y se espera que se asiente en el rango del 20%-30% a medida que la población vacunada aumente y las empresas vuelvan a incorporar a sus empleados a la oficina. Según algunas estimaciones, en 2025 el 70% de la plantilla trabajará a distancia al menos entre cinco y ocho días al mes.

Es necesario aceptar que el entorno de la oficina no volverá al modo “normal” anterior a 2020. La oficina híbrida ha llegado para quedarse. Algunos estudios revelan que casi el 60% de los trabajadores no volvería a un trabajo que no ofreciera la posibilidad de trabajar desde casa. Además, hay otros elementos que sumarán para esta tendencia. Conforme la vuelta a la normalidad facilitada por la vacunación de la población vaya avanzando, los consiguientes atascos irán regresando a las calles y carreteras de las grandes ciudades. En paralelo se observa un incremento de las restricciones al tráfico por motivos de sostenibilidad medioambiental, más señalado en Europa, pero muy observado por la administración Biden en Estados Unidos. Sobran pues los argumentos para realizar de forma óptima el trabajo, combinando presencialidad y teletrabajo.

El lugar de trabajo híbrido abarca los edificios y campus empresariales tradicionales. Ahora también abarca los hogares de los empleados y otras ubicaciones remotas. De hecho, algunos lugares de veraneo tradicional para los europeos como son las Islas Canarias (España), se están promocionando como ubicación ideal para los teletrabajadores. El teletrabajo genera nuevas oportunidades de negocio en amplios sectores de la economía.

Este modelo híbrido de trabajo presenta un interesante reto para la dotación y reasignación de los recursos. El teletrabajador de los próximos años requiere disponer de los medios necesarios con independencia del lugar desde el que realiza su trabajo. Los clientes corporativos y de PYMES han confiado en los distribuidores para las soluciones basadas en la oficina y ahora buscan a esos mismos distribuidores para que les ayuden a dar soporte a sus empleados en cualquier lugar desde el que trabajen. En un reciente seminario web sobre la Encuesta de Tendencias del Mercado, el 76% de los distribuidores informaron que, durante el año pasado, los clientes les pidieron paquetes de impresoras y fotocopiadoras para los empleados en casa.

Algunos distribuidores han abordado esta cuestión, con soluciones para la gestión de los equipos de impresión de trabajo en casa que responden a las necesidades de los empleados remotos de sus clientes corporativos (reposición de los consumibles) y, con el tiempo, no cabe duda de que más distribuidores independientes comercializarán activamente sus soluciones de oficina híbrida al igual que lo han hecho con las soluciones del mercado vertical.
Habrá que adaptar los modelos de servicio para dar soluciones al teletrabajo, en lugares que no han sido espacios tradicionales para los distribuidores.

(Fuente: The Imaging Channel, Nubeprint)

¿Sabía que …? 

La utilización del teléfono móvil del cliente final para monitorizar sus impresoras reduce en un 95% el tiempo de desconexión de un servicio de  coste por copia y de reposición automática de consumible.

En los clientes más pequeños, tanto empresas como profesionales y hogares, la utilización de una app instalada en el teléfono móvil del cliente permite conocer el estado en tiempo real de las impresoras o copiadoras de su cliente para enviarle consumibles y/o facturarle por las páginas impresas, todo ello sin necesidad de instalar un software colector de datos en el PC del cliente.

¿Sabía que …?

En las empresas de menos de 10 empleados, de media se debe reinstalar el software recolector de datos para monitorizar las impresoras cada 3-5 meses.

Esto sucede por varios motivos:  se instaló el software en el PC de una persona que con frecuencia se ausenta de su oficina, el cliente cambia de PC, o se instala un nuevo antivirus y se olvida validar el software recolector.

En estas circunstancias, la recolección de datos a través del teléfono móvil del cliente por medio de una app bajada directamente de PlayStore o AppleStore resuelve el problema y evita el coste de tener técnicos instalando el software.

¿Sabía que…? 

Una oferta enviada directamente como aviso al móvil del cliente tiene 8 veces más posibilidades de ser considerada que una llamada.

Además, mientras que el tiempo requerido para hacer una llamada es de 5 min, el de identificar lo que el cliente necesita utilizando un sistema de monitorización y enviar un aviso directo a su móvil no supera los 15 segundos.

¿Sabía que …?

El futuro es móvil y la tendencia es llegar a los usuarios a través de los dispositivos con los que más interactúan.

Cifras que avalan estas afirmaciones , son las siguientes:

• El 50% del tiempo que destinan los usuarios a los medios digitales se emplea en aplicaciones móviles.
• La media de aplicaciones que utilizan los usuarios es de 9 aplicaciones diarias y 30 aplicaciones mensuales.
• El 78% de las búsquedas de un negocio local desde un dispositivo móvil dan como resultado una compra.

Para 2019, se espera que la publicidad móvil represente el 72% del gasto total en publicidad digital de EEUU.

¿Sabía que …?

Un servicio de televenta que utiliza la información de la monitorización consigue  un 70-80% de éxito por llamada.

Al conocer por medio de la monitorización qué consumibles va a comprar el cliente, el televenta va sobre seguro: ofrece el producto correcto en el momento de tiempo oportuno. Solo queda que su precio de oferta sea el adecuado y la venta estará hecha.